Da DIRF para a EFD Reinf, muita coisa mudou e, se a sua empresa não estiver preparada para se adaptar às novas regras, poderá se deparar com problemas com a Receita Federal durante o processo. Para evitar situações como essa, separamos 7 pontos de atenção na hora de apurar dos retidos com a entrega da Reinf.
Dessa forma, esperamos ajudar você a aumentar a chance de assertividade diante dessa nova obrigação. Veja mais detalhes abaixo:
1. Não deixar a nota engavetada
Com a DIRF sendo entregue uma vez por ano, muitas empresas não se atentavam para escriturar as notas fiscais de serviços prestados ou tomados nas datas corretas. Como a EFD Reinf tem prazo mensal (a entrega deve ser feita até o dia 15 do mês subsequente), muitas corporações precisaram se adaptar de forma obrigatória ao que já deveriam estar acostumadas: ao receber a nota fiscal, não engavetá-la.
Organize os processos da sua empresa e procure dar entrada no documento no mês correto, evidenciando a nota fiscal emitida ou tomada e seguindo os prazos corretamente. Essa nova atitude evitará problemas com a Receita Federal.
2. Verificação de impostos e serviços prestados
Ao contratar ou prestar um serviço, as empresas devem verificar se todos os impostos foram retidos corretamente e se o serviço tomado está de acordo com o serviço prestado. Existem retenções de impostos diferentes para cada serviço e, ao não se atentar a esse detalhe, quando o arquivo for entregue com divergências, o Fisco poderá notificar ou até multar as duas pessoas jurídicas envolvidas na negociação.
3. Data de corte dos serviços prestados e tomados
Aqui é mais uma dica do que um ponto de atenção. Se a empresa é tomadora de serviço, procure estipular uma data de corte para receber as notas fiscais, por exemplo, dia 25 de cada mês. Contratou um serviço após o dia 25? Então, solicite ao prestador que emita aquela nota para o mês subsequente. Assim, o tomador evita receber notas fiscais muito próximas da data de fechamento do mês.
Imagine receber uma nota fiscal no dia 30, por exemplo? Fica muito próximo do fechamento do período e a chance dessa nota fiscal não entrar no mês de competência é muito grande. Então, reeduque-se porque o seu departamento financeiro pode precisar de pelo menos uma semana para fazer o processo de forma correta.
4. Declare os processos administrativos ou judiciais da empresa
Além dos serviços prestados e tomados, ao entregar a EFD Reinf lembre-se de declarar os processos judiciais e administrativos, porque alguns processos podem suspender as cobranças de alguns tributos sobre a nota fiscal. Se isso não estiver bem claro para o Fisco, poderá causar problemas com a Receita no futuro.
5. O ERP da sua empresa possui todas as informações unificadas?
Contabilidade, comercial, recursos humanos, jurídico, fiscal e tributário. A integração dessas áreas é muito importante para que não passe nenhuma informação na hora de colher os dados que serão apresentados ao Fisco. Melhor ainda se houver um bom sistema que vincule tudo em um só lugar, facilitando processos.
Imagine precisar correr atrás de relatório jurídico antes de fechar a EFD Reinf ou deixar passar alguma coisa antes da entrega da obrigação? A tecnologia é uma grande aliada para evitar situações como essas.
6. Os colaboradores conhecem a Reinf e qual o impacto do trabalho?
Por falta de uma consultoria ou de uma empresa parceira que poderia orientar todos os colaboradores, a empresa tomadora ou prestadora não dá a devida atenção á EFD Reinf como deveria ser feito. Aqui temos mais um ponto de atenção: quanto mais informação seus colaboradores tiverem, menor a chance de erros sobre os tributos.
7. Cuidado com a malha fina!
O que ocorre se a nota fiscal não entrar no mês de subsequência ou não se atentar aos outros tópicos acima? Como a verificação passa de anual para mensal, ao verificar as notas emitidas e serviços prestados mês a mês e encontrar qualquer divergência, o Fisco pode colocar sua empresa na malha fina. Quando isso acontece, você fica proibido de participar de licitações pela certidão negativa e isso resultará num impacto financeiro para a corporação.
Isso sem falar nas multas e na dor de cabeça para sair da malha fina da Receita Federal, que gerará todo um retrabalho entre todos os colaboradores.
A EFD Reinf, o eSocial e o SPED Fiscal devem estar obrigatoriamente no radar de atenção do profissional da área fiscal e tributária de qualquer empresa. Por isso, fique de olho! E se precisar de ajuda, peça aqui um contato: https://materiais.quirius.com.br/quirius-efd-reinf
