Recebimento Fiscal: A empresa adquire a mercadoria que, por sua vez, chega à garagem dentro do caminhão do fornecedor. Quem está no portão recebe a nota fiscal, confere o produto e pronto: agora é só usar ou colocar na linha de produção. Quem atua na área fiscal e tributária sabe que o processo não é bem assim.
Cada uma dessas etapas se divide em outras mais complexas e que exigem atenção aos detalhes, habilidade, conhecimento, estratégia e inteligência do profissional para evitar os erros que podem aparecer e, em alguns casos, até solucioná-los rapidamente.
Mas que erros são esses que assombram o recebimento fiscal?
Separamos os mais comuns, assim como suas respectivas soluções. Confira:
Verificar a nota fiscal quando a mercadoria chega à minha empresa
Ao adquirir uma mercadoria, muitas corporações não se preocupam em confirmar se a nota fiscal recebida é válida ou se foi cancelada pelo fornecedor. Na maioria dos casos, a checagem realizada é somente a física, conferindo se o número de mercadorias no caminhão corresponde à quantidade apontada no XML.
Depois do recebimento, o único momento em que esse erro irá aparecer, será quando a empresa declarar o SPED Fiscal, gerando possivelmente uma autuação por parte do Fisco e, com certeza, todo um retrabalho para levantar onde essa informação se perdeu.
O ideal diante desse problema é acessar as informações nos sistemas da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para analisar a validade dessa nota fiscal.
Erro na escrituração da nota fiscal em relação aos impostos
Depois que a nota fiscal chegar à empresa junto da mercadoria, podem surgir divergências na escrituração relacionadas à tributação dos impostos. Os casos mais comuns envolvem o CST (Código de Situação Tributária), a origem de mercadoria, a alíquota da tributação e a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Esses são os quatro principais.
Tenha certeza se o preenchimento está validado de acordo com o Fisco ou simplesmente foi aceito do jeito que o fornecedor enviou.
Controle do que foi (ou não foi) emitido contra a empresa
Você tem total controle sobre tudo o que foi escriturado ou emitido contra a sua empresa? Dentro da carteira é possível que existam fornecedores gerando notas frias com o seu CNPJ e você nem imagina. Em muitos casos, o cliente além de não saber dessa emissão, a mercadoria nunca chega à empresa. Erros como esse podem causar autuações ou até multas graves para a empresa.
Muitos processos feitos de forma manual
Esse é mais comum do que gostaríamos. Ao tomar a decisão de desenvolver uma etapa do processo de recebimento fiscal de forma manual, a empresa sabe que está passível a erros. Lembre-se: é um ser humano digitando, conferindo informações e divergências de uma infinidade de XMLs, tributos e declarações. Esses valores foram inseridos com divergências? É sempre bom conferir para evitar problemas com a Receita Federal.
Falta de auditoria nos processos
Quando conferimos cada ação, a chance de encontrar erros no processo é muito menor. Quando falamos de recebimento de documentos fiscais eletrônicos, existem três pontos chave onde a auditoria faz a diferença, evitando erros, autuações e até multas. São eles:
- Depois da emissão da nota fiscal, checando o arquivo XML do fornecedor junto à SEFAZ.
- A escrituração da nota fiscal dentro da empresa, confirmando o que foi escriturado.
- A checagem do SPED, para confirmar se o que vai para o Fisco está mesmo correto.
Falta de tempo e colaboradores sobrecarregados
É comum a área fiscal e tributária sentir-se sobrecarregada. Idealize um cenário de uma empresa que recebe 500 notas por dia. Não há como verificar se essas notas estão ou não corretas. Então, o processo é feito por amostragem. Logo, os erros vão surgir, mas – sem controle – eles serão notados apenas na hora de enviar o SPED ao Fisco. Perde-se mais tempo, gerando mais retrabalho.
Então, qual é a solução?
A solução para todos os erros citados acima é uma só: automatização. Com ela, verificação, escrituração, controle e auditoria serão todos realizados por meio de um sistema com regras de acordo com as regras do Fisco, economizando tempo e diminuindo a margem de erros.
Isso vale também para a diminuição do trabalho manual, direcionando profissionais para áreas mais estratégicas, e tirando a sobrecarga dos ombros dos colaboradores.
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