Recebimento Fiscal Integrado: Quem atua na área fiscal e tributária sabe o quanto ela é apaixonante e exigente ao mesmo tempo. A quantidade de informações registradas e monitoradas durante todo o processo de recebimento de documentos fiscais eletrônicos, além da atenção dedicada a todos esses dados e procedimentos mostram como é importante ter conhecimento e experiência para evitar qualquer exposição desnecessária ao Fisco.
Um simples erro no processo pode levar a outros como uma verdadeira avalanche ou o conhecido “efeito dominó”, até chegarem autuações e multas na sua empresa que poderão influenciar diretamente no seu fluxo de caixa.
E como é possível otimizar essa rotina, tornando-a mais produtiva?
Analisamos cada etapa do processo para responder essa pergunta. Veja abaixo:
Passo 1: do pedido de compra à emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
O primeiro passo do negócio entre comprador e fornecedor é o pedido de compra. O comprador emite esse pedido com todas as informações sobre a mercadoria que ele está adquirindo (quantidade, tamanho, cor, tipo, etc). Esse pedido de compra será fonte de dados para preenchimento e depois emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que por sua vez, será validada junto ao SEFAZ e, somente depois dessa autorização, o pedido seguirá rumo à empresa do comprador.
Se analisarmos como esse processo é feito no modelo ultrapassado de trabalho, as divergências só apareceriam na chegada da mercadoria à empresa, dando apenas duas escolhas ao comprador:
1 – Receber a mercadoria com divergência na NF-e e realizar ajustes posteriormente, gerando todo um retrabalho.
2 – Não aceitar a mercadoria e deixar a entrega do fornecedor esperando na porta até que tudo esteja de acordo, o que certamente irá onerar os custo logístico da compra.
– Comprador: Olha, eu pedi 10 caixas, mas vieram 8. Na nota eu paguei 10!
– Fornecedor: Deixa assim e eu compenso no mês que vem. Você paga 10 e eu mando 12.
– Comprador: OK. Mês que vem acertamos essa diferença.
Porém, no cenário atual moderno, a tecnologia oferece soluções tanto para o setor de compra quanto para a área fiscal e tributária com softwares que vão integrar todos esses processos permitindo ao comprador:
1 – Certificar os dados da NF-e assim que ela for autorizada junto à SEFAZ.
2 – Conferir se todos os tributos estão de acordo ou se há alguma divergência em impostos
3 – Antecipar as validações nas informações comerciais dessas notas fiscais eletrônicas.
Tudo isso gera menos retrabalho, maior controle, mais produtividade e melhor aproveitamento do tempo, prevenindo à empresa de um descontrole de processos internos ou até autuações/exposição desnecessárias diante da Fisco.
Passo 2: compra efetivada, quando a mercadoria chega à minha empresa
A mercadoria saiu do meu fornecedor e agora está no portão da minha empresa. Nessa etapa, faremos um segundo exercício e lembraremos de como ela funciona no modelo antigo que ainda insiste em sobreviver como padrão em muitas empresas.
Problema 1: pressão pelo recebimento
Quando a mercadoria chega às mãos do comprador, existe uma pressão grande de todos os lados pelo recebimento. O operacional quer usar logo o produto, o setor de compras visa a finalização do processo e o transportador só pensa na entrega. Essa pressão leva o comprador a receber o material, mesmo com divergências, e posteriormente ter que correr atrás dos erros para corrigí-los, perdendo tempo e gerando retrabalho.
Problema 2: trabalho manual sem necessidade
Outra dificuldade comum nessa etapa é a quantidade de processos manuais como por exemplo a contagem física da mercadoria e o preenchimento dos dados da nota no recebimento fiscal. Como sabemos, tudo o que é manual está mais passível a erros, além de ser mais demorado.
Solução
Mais uma vez, aqui a tecnologia foi uma grande aliada. Além de automatizar todos os preenchimentos, reduzindo o tempo investido nesse processo e dando mais segurança, qualquer divergência não resolvida passa a ser monitorada em todas as etapas do processo, antecipando as validações comerciais e fiscais para melhor recebimento da mercadoria.
“E as pessoas que preenchiam esses dados são todas substituídas?”
Não é bem assim. Na maioria dos casos, elas são realocadas para áreas onde poderão trabalhar de forma mais estratégica e com mais chances de crescimento profissional e aprendizado.
Outro benefício é poder adotar uma regra única para diferentes unidades da empresa. Normalmente, corporações com mais de uma unidade fabril tem a área fiscal e tributária centralizada, mas os locais de recebimento não. Se o preenchimento de informações é feito manualmente, a chance de registrar os dados tributários de cada documento de um jeito diferente é muito grande. Com um sistema centralizado e automatizado, esse problema não existe. Cria-se uma regra e o próprio sistema garante que todos irão segui-la.
Ao adotar a tecnologia, o gestor ganha mais produtividade, menos tempo gasto em processos operacionais e melhor qualidade no dia a dia da empresa. Vamos ao passo 3?
Passo 3: auditoria dos documentos e declaração para o Fisco
O terceiro e último passo é a auditoria, ou seja, uma análise completa de cada processo realizado nos dois passos anteriores. Nessa etapa as obrigações acessórias ganham uma atenção especial, pois elas irão demonstrar ao Fisco todo o detalhamento da origem dos tributos apurados.
Essa auditoria é importante, principalmente porque o mesmo tributo vai aparecer em diferentes obrigações acessórias. Como a origem é a mesma, a NF-e, esse tributo deve ser igual em todas as obrigações. A auditoria fará o cruzamento desses dados, checando cada um deles de forma automática, o que vai garantir segurança, praticidade e rendimento para a empresa.
Com essa auditoria sendo feita diariamente ou mesmo semanalmente, chegando ao final do mês a chance de encontrar “surpresas” pelo caminho é muito menor. Isso vai dar mais controle sobre os processos e proteger sua empresa de uma exposição desnecessária ao Fisco.
Conclusão: a solução está na tecnologia
O Fisco transformou todos os seus processos de controle, emissão, recebimento, declaração e até mesmo auditorias por meio da tecnologia. O que as empresas estão esperando para fazer o mesmo?
Desenvolvidos dentro da nossa casa, a Suíte Fiscal Estratégica faz o monitoramento, controle, auditoria e automatiza todo o processo de recebimento fiscal da sua empresa. Uma inteligência que otimiza o tempo e a mão de obra investidos nesses processos, reduzindo os custos e o risco fiscal decorrente de processos manuais. Os resultados são imediatos. Veja abaixo:
– Automatização média de 92% dos documentos fiscais eletrônicos da empresa
– Redução de mais de 50% no tempo de fechamento contábil e fiscal
– Aumento de produtividade média superior a 70%
– Criação de regras tributárias aplicáveis ao seu negócio
– 100% dos projetos identificaram situações de creditados fiscais não aproveitados
Você conseguiu identificar algum problema dentro da sua empresa nos processos citados acima? Se sim, entre em contato com a gente!
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