Recuperação de XML: garanta 100% do acervo fiscal da sua empresa

12 de outubro de 2017QuiriusCompliance, Compliance Fiscal, CT-e, Formatos, NF-e, Notícias, Temas, XMLNenhum Comentário

Recuperação de XML: Praticamente todas as empresas têm enfrentado um problema constante depois que a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) foram implementados: a dificuldade de manter todos os arquivos XML das NF-e ou CT-e, tanto recebidos quanto emitidos.

A NOTA FISCAL ELETRÔNICA E O CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO

Para começar, rapidamente vamos conceituar o que é NF-e e CT-e:

NF-e – é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes
CT-e – é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário).

A validade jurídica desses documentos eletrônicos é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso pelo Fisco.

FALTA DOS ARQUIVOS XML

A falta do arquivo XML pode acarretar sérios riscos para a empresa, indo da possível imposição de multas, pelo descumprimento da obrigação de guarda dos documentos, até a possibilidade de glosa dos créditos tomados de operações para as quais a empresa não possua o documento comprobatório (XML).

Vale lembrar que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) não substitui o XML para efeitos de comprovação da operação.
Confira o infográfico sobre Mitos e Verdades da DANFE e do XML aqui: quirius.com/infografico-mitos-e-verdades

Outro problema comum decorrente da falta de XML é a possibilidade de escriturar incorretamente as operações, gerando obrigações acessórias incorretas, o que pode aumentar ainda mais o risco de a empresa ser penalizada.

Com o nascimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e a obrigatoriedade de entrega da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e IPI (EFD ICMS/IPI) e do PIS e COFINS (EFD-Contribuições), por exemplo, o Fisco tem todas informações necessárias para efetuar os cruzamentos de dados entre as declarações acessórias e os arquivos XML

A RECUPERAÇÃO DO XML

Com relação ao fato da perda do XML, o Fisco já se pronunciou da seguinte forma:

“Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônico. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações. ”

A Secretaria da Fazenda do estado do Rio Grande do Sul possui uma rotina para a recuperação de XML, com o objetivo de sanar problemas de perca ou corrupção do arquivo. Porém, essa rotina nunca deve ser usada para substituir o texto base que prevê a responsabilidade de manutenção e backup dos mesmos e sim como uma medida que deve ser encarada como alternativa.

Confira a melhor forma de armazenar o XML da nota fiscal eletrônica aqui: quirius.com.br/armazenar-xml-nf-e/

A Nota Técnica 2012/002, de março de 2012, prevê que, futuramente, a SEFAZ poderá estabelecer mecanismos de controle para verificar o percentual de downloads realizados em relação à quantidade total de NF-e destinadas a um determinado CNPJ no período.

Dito isso, é sempre importante manter todos os XMLs de NF-e e CT-e, tanto das operações de entrada quanto de saída. A recuperação do arquivo não recebido ou extraviado deve ser usada como alternativa para cumprir com a obrigatoriedade de manter todos os documentos fiscais lícitos e não como medida de recuperar 100% dos XMLs da empresa.

A QUIRIUS PODE AJUDAR

A Quirius pode providenciar a recuperação de XML de NF-e e CT-e das operações em que a sua empresa realizou, seja de compra ou venda.

Caso a empresa não possua uma lista das chaves eletrônicas que precisam ser recuperadas, nós também podemos ajudar! A Quirius possui ferramentas que executam conciliações de documentos para definir a lista de documentos faltantes, ou para extração e tratamento de informações a partir dos arquivos XML.

Nossa ferramenta utiliza informações das obrigações acessórias (ECD ICMS/IPI e EFD-Contribuições, por exemplo) e os próprios arquivos XMLs que a empresa já possui, para levantar a lista de XMLs não encontrados e que são necessários efetuar a buscar e baixa.

Com a Quirius você tem segurança de dispor de todos os XML dos documentos eletrônicos das operações que realizou e assim afastar a possibilidade de ser penalizado.